Her er to-do listen der altid virker

Rådgiver i personlig planlægning og effektivitet Dorthe Rindbo har udviklet tre simple trin til, hvordan vi laver en to-do-liste, der virker.

”Når du bruger de 3 trin, får du en to-do-liste, der er realistisk, og som samtidig giver plads til sjov og spontanitet”, lover Dorthe Rindbo. 

”Mange laver to-do-lister, der er for optimistiske og ambitiøse. Vi glemmer ganske enkelt at tage højde for de afbrydelser og uforudsete ting, der sker i løbet af en dag”, siger Dorthe Rindbo, der har et system til, hvordan man prioriterer sine gøremål. 

Dorthe Rindbo anbefaler blandt andet, at du laver din to-do-liste dagen før.

”Det kan måske virke som en ubetydelig detalje, men det har en afgørende betydning, hvornår du laver din to-do-liste. Vi er meget mere styret af vores følelser og frygt, end vi tror, og når du laver din to-do-liste dagen før, er du mere realistisk omkring hvilke opgaver, der er de vigtigste. Hvis vi først planlægger dagens opgaver lige før, vi skal i gang, er der stor sandsynlighed for, at vi laver overspringshandlinger eller går i gang med de mindre vigtige opgaver først”. 

Det er overskueligt at følge et dagsprogram, og for at to-do-listen skal være så overkommelig som muligt, er det vigtigt at nedbryde arbejdsopgaverne i mindre bidder, sådan at hvert gøremål ikke varer mere end højest 2 timer.

”For at undgå overspring og gøre arbejdsdagen mere overskuelig er det en god idé at nedbryde opgaverne i små trin. Hvis du har et punkt på to-do-listen, som varer meget mere end 2 timer, så er det, at overspringshandlingerne begynder at stå i kø”, siger effektivitetseksperten.

Desuden er det vigtigt at være realistisk omkring sin tid. Undersøgelser viser, at 40 procent af vores tid går med uforudsete gøremål og afbrydelser. Derfor er det vigtigt ikke at booke 100 procent af sin tid. Dorthe Rindbo lover med sin to-do-liste, at der er plads og tid til at være spontan og handle på det, der dukker op.

”Med mine 3 trin er du ikke bundet op med aktiviteter hele dagen, hvilket gør det nemmere at handle på en sjov og spontan idé og dermed være mere fleksibel, når der dukker uventede gøremål op i løbet dagen”, siger hun.

LÆS OGSÅ: Sådan bliver du mere effektiv på jobbet

Brug 10 minutter på denne 3-trins-guide, og få en effektiv køreplan for den kommende dag:

Trin 1: Skriv ned
En effektiv to-do-liste formes ikke oppe i dit hoved, men derimod nede på et stykke papir. Start derfor med at notere alle de ting, som du skal og vil nå den næste dag, ned på papir. Skriv alt ned – stort som småt. Husk at tjekke din kalender for eventuelle møder og aftaler.

Trin 2: Estimér
Lav en hurtig estimering af, hvor lang tid hver enkelt opgave på din liste vil tage dig. Har du større opgaver, så bryd dem ned i mindre dele. Bryd dem ned, indtil de ikke tager mere end 1-2 timer at gøre færdige.

Læg til sidst dine estimeringer sammen og se, om din plan er realistisk. Hvis du kan se, at du har for meget at lave og for lidt tid, så fortvivl ikke – der er hjælp at hente i trin 3.

TIP Planlæg kun 60-70% af din tid. Undersøgelser viser, at 20% af vores tid går med uforudsete ting, og 20% går med afbrydelser. Det er cirka 3 timer på en almindelig arbejdsdag.

Trin 3: Prioritér
Giv nu hvert enkelt punkt på din to-do-liste en prioritet fra A til E:

A = De ting, som du skal lave
B = De ting, som du bør lave
C = De ting, som ville være rare at lave
D = De ting, som du kan uddelegere til andre
E = De ting, som du helt kan slette

Hvis du har flere A-opgaver, prioriterer du disse ved at skrive A1, A2, A3 osv. Det samme gør du med dine B- og C-opgaver.

TIP Er du er i tvivl om, hvor højt du skal prioritere en opgave? Spørg dig selv: Hvis jeg ikke laver denne specifikke opgave, hvilke konsekvenser vil det så få? Desto større konsekvenser, desto højere prioritet skal opgaven have på din liste. ´

LÆS OGSÅ: Her er 11 råd mod stress - som virker