En typisk arbejdsdag for de fleste med skrivebordarbejde starter ved, at vi åbner vores indboks for at tjekke de mails, der er tikket ind siden i går. Men de mange emails med beskeder i øst og vest kan faktisk ødelægge de mest produktive timer på dagen. Tanja Staal Wegner, coach og trivselskonsulent, forklarer:
- Når man åbner sin indboks, får man alt for mange indtryk fra de mange mails. Hvis man først begynder at forholde sig til alting, bruger man al sin energi og hjernekapacitet. Det kan sammenlignes med, at man åbner 50 programmer på sin computer på samme tid. De ligger alle sammen og trækker på kapaciteten. Der er måske mails om ting, man har glemt eller skal huske – og så starter hele dagens trummerum, og man er presset fra morgenstunden. Det er en skidt start.
Tanja Staal Wegner tjekker selv sine mails to gange om dagen. Klokken 09 og lige efter frokost. De færreste forventer nemlig at få svar tilbage med det samme, forklarer hun:
- Alle mennesker har 100.000 mails, men ingen er døde af at vente til over middag.
LÆS OGSÅ: "Kvindernes karrierepræferencer BØR ikke være en karrierehindring"
Parker dine mails
Hvis man har brug for at starte sin dag med at tjekke mails, så er der et par gode råd til, hvordan man skal håndtere dem. For det første handler det om ikke at lade sig forstyrre resten af dagen med de henvendelser, man får, forklare Tanja Staal Wagner:
- Hvis ens hjerne bliver ved med at arbejde på højtryk omkring noget, man skal huske at gøre eller svare på, så tager man en seddel og skriver det ned. Læg sedlen så ned i skuffen. Det handler om at få parkeret opgaven udenfor hjernen, så vi ikke bruger energi på den. Det kan man roligt gøre, fordi man ved, man ikke glemmer det, når det står på sedlen. Og så frigiver man tankekapacitet til noget andet.
LÆS OGSÅ: 23-årig mistede 200.000 i forretningseventyr. Sådan vendte hun fiaskoen til succes
Få en tom indboks
Hvis du har en gennemsnitmailboks, så ligger der tusindvis af gamle mails, som vi ikke lige får reageret på. Men det er ikke hensigtsmæssigt, mener af verdens førende produktivitetseksperter Merlin Mann. De ligger nemlig og rumsterer i vores bevidsthed med ting, vi skal huske at svare på
Han har derfor introduceret konceptet InboxZero – der helt simpelt handler om at holde din indboks så tom som muligt – altid!
Selve navnet – InboxZero - hentyder ifølge Mann ikke til, hvor mange mails, vi har – men hvor meget hjernekapacitet vi bruger på vores mails. Hvis indboksen er tom, bruger vi ikke noget.
Han har en række råd til, hvordan man kan blive bedre til at håndtere sin emails:
- Lad ikke dit mailprogram være åbent
- Håndter mails bestemte perioder i løbet af dagen, eksempelvis i starten af hver time
- Slet eller arkiver så mange nye mails som muligt
- Send de mails videre, der bedre kan besvares af en anden
- Svar med det samme på nye mails, der tager under to minutter at svare på
- Flyt nye mails, der kræver mere tid at svare på eller som kan svares på senere – til en separat ”to do”-folder
- Sæt tid af hver dag til at svare på ”to-do” mails
Hvis du fandt denne artikel fra et nyhedsbrev i din indboks, kan du passende slette mailen nu.
LÆS OGSÅ: Følgere i tusindvis: Sådan blev disse kvinder nogle af landets største YouTube-stjerner
LÆS OGSÅ: Sådan gik det, da Sara nævnte sin menstruation på facebook