Guide: Sådan får I bedre møder

Måske har I møder hver 14. dag, hvor I mødes og får lidt orientering om, hvad der sker længere oppe i ledelsessystemet.

Det kan også være, at jeres virksomheds arbejdsstil er, at man mødes i møder, for at drøfte en problemstilling eller træffe beslutning, og derfor er din kalender totalt overbooket med møder!

Jeg hører selv til dem, som med tiden, er blevet lidt mere kritisk for, hvilke møder, jeg bruger tid på.

Derfor et par tips til at skabe og få gode møder:

Som leder:

Sørg for at indbyde til mødet i god tid og byd deltagerne velkomne til et indholdsrigt møde.

Sørg for, at deltagerne kender både formål og mål med mødet. F.eks. Formålet med at vi mødes er, at give jer en orientering om, hvordan det går i virksomheden/månedens resultater/drøfte samarbejdet med naboafdelingen.

Målet er, at I efter mødet har en god fornemmelse for, hvad der sker i virksomheden/I ved, hvordan måneden er gået/at finde frem til et par leveregler for, hvordan vi bedre samarbejder med naboafdelingen.

Sørg for at deltagerne kender deres rolle i mødet. Det kan du skrive allerede i indkaldelsen til mødet. F.eks. Jeg forventer, at I bidrager til diskussionen, og er åbne og ærlige i forhold til relevante input.

Vær godt forberedt

Hver gang vi indkalder til et møde, tager vi tid fra de mennesker, vi samler. Sørg derfor for, at være super forberedt og have dine bilag, præsentationer osv. klar og gennemgået inden mødet, så du har styr på det til selve mødet.

Når mødet starter:

Må du byde velkommen og være forgangsmand/-kvinde for den gode stemning og konstruktive dialog.

Sørg for at din agenda bliver gentaget ved mødets start og overholdt gennem mødet, så I kommer igennem alle vigtige punkter.

Diskussioner på mødet

Nogle diskussioner eller løsninger på et evt. problem er alt for omfattende at diskutere på et møde. Skulle diskussionen alligevel gå i gang, må du opveje om det er vigtigt i forhold til at det tager tid fra de andre punkter i mødet.

Hvis diskussionen bliver irrelevant eller for detaljeret, må du stoppe den, og sørge for, at I aftaler, hvordan I tager den videre.

Sørg for at få alle med

Sørg for at alle er med på mødet, og bidrager, hvis du har brug for det. Hvis ikke alle er med, så gør dit for at få dem med. Det er super vigtigt, at alle er med.

Lige inden mødet slutter:

Skal du sørge for at runde mødet af, med en kort konklusion på, hvad I er kommet frem til. Samtidig er det en rigtig god ide at give en kort tilbagemelding på, hvordan du synes mødet er gået. Vær ærlig i denne tilbagemelding. Hvis der har været for mange passive, så adresser problemstillingen og fortæl, at du forventer at det bliver bedre næste gang I holder møde.

Som medarbejder

Skal du sørge for at du ved, hvad formål og mål med mødet er. Hvis ikke det står dig klart, skal du bede om at få det at vide.

Sørg for, at du ved, hvad din rolle er på mødet. Selvom mødet er et, hvor du "bare" skal modtage information, er det vigtigt, at du forberede om du har noget at byde ind med.

Tænk igennem, hvordan du kan være en god kollega på mødet. Er du den, der skal tage teten på den vigtige diskussion i dag, eller forventer du at en af kollegerne gør det. Hvis du har forventninger til dine kolleger, så husk at informeé kollegaen om det inden mødet.

Hvis der er noget du ikke forstår, så husk at spørge. Og bed om uddybning. Hvis du er uenig, skal du sige det, men ikke nødvendigvis holde stædig fast i uenigheden. I sidste ende er det din chef, som bestemmer udfaldet. Hvis emnet falder ud til en retning, hvor du ikke er enig, så brug lidt tid efter mødet til at reflektere over, hvordan du kan være loyal overfor beslutningen.

Sidst men ikke mindst – sørg for, at du forstå konklusioner og beslutninger på mødet. Spørg, hvis der er noget, som du ønsker gentaget eller uddybet, eller sørg for at samle op på det efterfølgende.

Rigtig god arbejdsuge.

LÆS OGSÅ: Efter ferien - Har du talt med din kollega i dag?